Положение об обработке персональных данных соискателей
1. Общие положения;
2. Цели и правовые основания обработки персональных данных;
3. Обрабатываемые персональные данные;
4. Внешний кадровый резерв;
5. Сроки обработки персональных данных;
6. Защита персональных данных;
7. Контроль за выполнением Положения и ответственность;
8. Изменение и дополнение Положения.
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение об обработке персональных данных соискателей в Обществе с ограниченной ответственностью «Медицинские системы визуализации» («Положение») устанавливает требования по обработке персональных данных в процессах, связанных с потенциальным трудоустройством, в том числе по формированию внешнего кадрового резерва, в Обществе с ограниченной ответственностью «Медицинские системы визуализации» («Общество»).
1.2. Положение является нормативным документом Общества и обязательно для исполнения всеми подразделениями и отдельными работниками Общества, связанными с обработкой персональных данных соискателей.
1.3. Положение имеет своей целью определение целей обработки персональных данных, субъектов персональных данных, объема обрабатываемых персональных данных, сроки обработки, а также закрепление основных принципов, целей, порядка и условий формирования и ведения внешнего кадрового резерва Общества, обязанностей лиц, ответственных за формирование и ведение внешнего кадрового резерва.
1.4. Положение разработано и принято в соответствии со следующими нормативными актами:
— Конституция Российской Федерации;
— Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ («Трудовой кодекс»);
— Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» («Закон о персональных данных»);
— Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
— Требования к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119).
1.5. Порядок и условия обработки, а также требования к защите персональных данных в кадровом резерве устанавливаются Положением об обработке и защите персональных данных Общества и иными локальными нормативными актами Общества.
1.2. Положение является нормативным документом Общества и обязательно для исполнения всеми подразделениями и отдельными работниками Общества, связанными с обработкой персональных данных соискателей.
1.3. Положение имеет своей целью определение целей обработки персональных данных, субъектов персональных данных, объема обрабатываемых персональных данных, сроки обработки, а также закрепление основных принципов, целей, порядка и условий формирования и ведения внешнего кадрового резерва Общества, обязанностей лиц, ответственных за формирование и ведение внешнего кадрового резерва.
1.4. Положение разработано и принято в соответствии со следующими нормативными актами:
— Конституция Российской Федерации;
— Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ («Трудовой кодекс»);
— Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» («Закон о персональных данных»);
— Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
— Требования к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119).
1.5. Порядок и условия обработки, а также требования к защите персональных данных в кадровом резерве устанавливаются Положением об обработке и защите персональных данных Общества и иными локальными нормативными актами Общества.
2. Цели и правовые основания обработки персональных данных
2.1. Общество осуществляет обработку персональных данных для следующих целей:
— обсуждение возможности трудоустройства;
— рассмотрение кандидатуры на вакансию;
— проверка навыков, квалификации и деловых качеств;
— принятие решения о трудоустройстве;
— подготовка к заключению трудового договора в случае успешного прохождения отбора на вакансию;
— включение во внешний кадровый резерв;
— получение обратной связи от рекомендателей с прошлых мест работы соискателя;
— организация перемещений соискателей, включая заказ билетов, такси, гостиничных услуг;
— соблюдение требований применимого законодательства;
— проведение аналитики с целью повышения эффективности процессов найма;
— сбор обратной связи по процессу отбора и трудоустройства;
— оптимизация процессов найма, в том числе посредством внедрения новых инструментов;
— защита прав и законных интересов Общества.
2.2. При обработке персональных данных в указанных выше целях Общество полагается на следующие правовые основания:
— согласие на обработку персональных данных;
— соблюдение применимого законодательства;
— исполнение договора с субъектом персональных данных либо заключение договора по инициативе субъекта персональных данных;
— осуществление прав и законных интересов Общества или третьих лиц;
— иные правовые основания, предусмотренные применимым законодательством
— обсуждение возможности трудоустройства;
— рассмотрение кандидатуры на вакансию;
— проверка навыков, квалификации и деловых качеств;
— принятие решения о трудоустройстве;
— подготовка к заключению трудового договора в случае успешного прохождения отбора на вакансию;
— включение во внешний кадровый резерв;
— получение обратной связи от рекомендателей с прошлых мест работы соискателя;
— организация перемещений соискателей, включая заказ билетов, такси, гостиничных услуг;
— соблюдение требований применимого законодательства;
— проведение аналитики с целью повышения эффективности процессов найма;
— сбор обратной связи по процессу отбора и трудоустройства;
— оптимизация процессов найма, в том числе посредством внедрения новых инструментов;
— защита прав и законных интересов Общества.
2.2. При обработке персональных данных в указанных выше целях Общество полагается на следующие правовые основания:
— согласие на обработку персональных данных;
— соблюдение применимого законодательства;
— исполнение договора с субъектом персональных данных либо заключение договора по инициативе субъекта персональных данных;
— осуществление прав и законных интересов Общества или третьих лиц;
— иные правовые основания, предусмотренные применимым законодательством
3. Обрабатываемые персональные данные
3.1. Общество осуществляет обработку персональных данных следующих категорий субъектов персональных данных:
— соискатели;
— рекомендатели;
— соискатели на замещение вакантных должностей в Обществе, которым на текущий момент Общество отказало в трудоустройстве либо такие Соискатели отказались от трудоустройства в Обществе, однако в будущем Общество планирует рассматривать их в качестве соискателей на новые вакантные должности в Обществе (далее – Соискатели во внешнем кадровом резерве).
3.2. Для достижения целей, указанных в разделе 2 Положения, Общество может обрабатывать следующие персональные данные:
— соискатели;
— рекомендатели;
— соискатели на замещение вакантных должностей в Обществе, которым на текущий момент Общество отказало в трудоустройстве либо такие Соискатели отказались от трудоустройства в Обществе, однако в будущем Общество планирует рассматривать их в качестве соискателей на новые вакантные должности в Обществе (далее – Соискатели во внешнем кадровом резерве).
3.2. Для достижения целей, указанных в разделе 2 Положения, Общество может обрабатывать следующие персональные данные:
| Категория субъектов | Перечень персональных данных | Способы обработки |
| Соискатели | Фамилия, имя, отчество; Дата рождения; Место рождения; Пол; Контактные данные (почтовый адрес, адрес электронной почты, номер телефона, логин в мессенджере); Адрес регистрации; Сведения документа, удостоверяющего личность; Сведения об образовании; Сведения об опыте работы, доходах на прошлых местах работы; Сведения о предпочтениях трудоустройства; Иные сведения, содержащиеся в резюме, сообщаемые соискателями в ходе выполнения тестовых заданий и прохождения собеседований; Фотография. | Сбор; запись; систематизация; накопление; хранение; уточнение (обновление, изменение); извлечение; использование; передача (предоставление, доступ); блокирование; удаление; уничтожение. |
| Рекомендатели | Фамилия, имя, отчество; Контактный номер телефона; Место работы и должность. | Сбор; удаление; уничтожение. |
| Соискатели во внешнем кадровом резерве | Фамилия, имя, отчество; Дата рождения; Место рождения; Пол; Адрес регистрации; Контактные данные (почтовый адрес, адрес электронной почты, номер телефона, логин в мессенджере); Сведения документа, удостоверяющего личность; Сведения об образовании; Сведения об опыте работы, доходах на прошлых местах работы; Сведения о предпочтениях трудоустройства; Иные сведения, содержащиеся в резюме / сообщаемые Соискателями в ходе выполнения тестовых заданий и прохождения собеседований; Фотография. | Сбор; запись; систематизация; накопление; хранение; уточнение (обновление, изменение); извлечение; использование; передача (предоставление, доступ); блокирование; удаление; уничтожение. |
3.3. Предоставляя рекомендации, а также персональные данные рекомендателей, соискатель заверяет Оператора, что получил у рекомендателя соответствующее согласие на предоставление Оператору персональных данных.
4. Внешний кадровый резерв
4.1. Под внешним кадровым резервом понимается специально сформированная на основе установленных критериев группа перспективных кадров, которые обладают необходимыми профессиональными качествами для потенциального замещения вакантных должностей в Обществе.
4.2. Целями формирования и ведения внешнего кадрового резерва являются:
— совершенствование деятельности по подбору и расстановке кадров для замещения вакантных должностей в Обществе;
— своевременное замещение вакантных должностей в Обществе высококвалифицированными кадрами;
— улучшение качественного состава работников Общества;
— повышение мотивации к трудоустройству в Обществе.
4.3. Принципами формирования и ведения внешнего кадрового резерва являются:
— добровольность включения в кадровый резерв на основании согласия;
— учет текущей и перспективной потребности в замещении вакантных должностей в Обществе;
— единство основных требований, предъявляемых к претендентам на включение во внешний кадровый резерв;
— объективность оценки профессиональных качеств претендентов на включение во внешний кадровый резерв;
— создание равных условий потенциального замещения вакансий в Обществе для лиц, включенных во внешний кадровый резерв;
— эффективность использования внешнего кадрового резерва.
4.3. Включение во внешний кадровый резерв осуществляется на основании согласия Соискателей. Соискатели, которые дали согласие на включение их в кадровый резерв, должны быть ознакомлены с настоящим Положением.
4.4. В случае направления Соискателями резюме для рассмотрения их кандидатуры на соответствующую вакансию в Обществе по электронной почте/посредством заполнения формы на веб-сайте Общества, Общество может получить от каждого Соискателя согласие на обработку персональных данных во внешнем кадровом резерве в электронной форме.
4.5. В случае получения персональных данных Соискателей из иных источников, каждый Соискатель предоставляет Обществу согласие на включение его персональных данных в кадровый резерв по утвержденной форме во время собеседования. Подписывая согласие на включение его персональных данных в кадровый резерв, Соискатель тем самым подтверждает факт его ознакомления с настоящим Положением.
4.6. Формирование и ведение внешнего кадрового резерва осуществляется сотрудниками Отдела персонала.
4.7. Внешний кадровый резерв ведется в электронной форме с использованием информационных систем Общества.
4.8. Исключение персональных данных Соискателей из внешнего кадрового резерва может быть произведено в следующих случаях:
— по окончании срока обработки персональных данных Соискателей во внешнем кадровом резерве;
— по достижении цели обработки персональных данных Соискателей во внешнем кадровом резерве (например, при трудоустройстве);
— на основании письменного заявления Соискателя об отзыве согласия на включение персональных данных во внешний кадровый резерв.
4.2. Целями формирования и ведения внешнего кадрового резерва являются:
— совершенствование деятельности по подбору и расстановке кадров для замещения вакантных должностей в Обществе;
— своевременное замещение вакантных должностей в Обществе высококвалифицированными кадрами;
— улучшение качественного состава работников Общества;
— повышение мотивации к трудоустройству в Обществе.
4.3. Принципами формирования и ведения внешнего кадрового резерва являются:
— добровольность включения в кадровый резерв на основании согласия;
— учет текущей и перспективной потребности в замещении вакантных должностей в Обществе;
— единство основных требований, предъявляемых к претендентам на включение во внешний кадровый резерв;
— объективность оценки профессиональных качеств претендентов на включение во внешний кадровый резерв;
— создание равных условий потенциального замещения вакансий в Обществе для лиц, включенных во внешний кадровый резерв;
— эффективность использования внешнего кадрового резерва.
4.3. Включение во внешний кадровый резерв осуществляется на основании согласия Соискателей. Соискатели, которые дали согласие на включение их в кадровый резерв, должны быть ознакомлены с настоящим Положением.
4.4. В случае направления Соискателями резюме для рассмотрения их кандидатуры на соответствующую вакансию в Обществе по электронной почте/посредством заполнения формы на веб-сайте Общества, Общество может получить от каждого Соискателя согласие на обработку персональных данных во внешнем кадровом резерве в электронной форме.
4.5. В случае получения персональных данных Соискателей из иных источников, каждый Соискатель предоставляет Обществу согласие на включение его персональных данных в кадровый резерв по утвержденной форме во время собеседования. Подписывая согласие на включение его персональных данных в кадровый резерв, Соискатель тем самым подтверждает факт его ознакомления с настоящим Положением.
4.6. Формирование и ведение внешнего кадрового резерва осуществляется сотрудниками Отдела персонала.
4.7. Внешний кадровый резерв ведется в электронной форме с использованием информационных систем Общества.
4.8. Исключение персональных данных Соискателей из внешнего кадрового резерва может быть произведено в следующих случаях:
— по окончании срока обработки персональных данных Соискателей во внешнем кадровом резерве;
— по достижении цели обработки персональных данных Соискателей во внешнем кадровом резерве (например, при трудоустройстве);
— на основании письменного заявления Соискателя об отзыве согласия на включение персональных данных во внешний кадровый резерв.
5. Сроки обработки персональных данных
5.1. При поступлении в адрес Общества резюме, составленного в произвольной форме, при которой однозначно определить физическое лицо его направившее не представляется возможным, данное резюме подлежит уничтожению в день поступления.
5.2. Срок обработки персональных данных Соискателей и Рекомендателей составляет 6 (шесть) месяцев с даты принятия решения в отношении Соискателя, если не был заключен трудовой договор.
5.3. Срок обработки персональных данных Соискателей во внешнем кадровом резерве составляет 3 (три) года с момента включения во внешний кадровый резерв. По истечении указанного срока персональные данные подлежат удалению из внешнего кадрового резерва, если не будет получено новое / дополнительное согласие.
5.4. Соискатели вправе отозвать согласие на обработку своих персональных данных полностью или частично посредством предоставления Обществу письменного отзыва согласия на обработку персональных данных с личной подписью на бумажном носителе лично или путем направления по почте заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес: г. Санкт-Петербург, Левашовский пр-т, д. 12 литера А, помещ. 29н, комната 7 или по электронной почте: mail@mvsystem.ru, с указанием в теме электронного письма «Отзыв согласия на обработку персональных данных».
5.2. Срок обработки персональных данных Соискателей и Рекомендателей составляет 6 (шесть) месяцев с даты принятия решения в отношении Соискателя, если не был заключен трудовой договор.
5.3. Срок обработки персональных данных Соискателей во внешнем кадровом резерве составляет 3 (три) года с момента включения во внешний кадровый резерв. По истечении указанного срока персональные данные подлежат удалению из внешнего кадрового резерва, если не будет получено новое / дополнительное согласие.
5.4. Соискатели вправе отозвать согласие на обработку своих персональных данных полностью или частично посредством предоставления Обществу письменного отзыва согласия на обработку персональных данных с личной подписью на бумажном носителе лично или путем направления по почте заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес: г. Санкт-Петербург, Левашовский пр-т, д. 12 литера А, помещ. 29н, комната 7 или по электронной почте: mail@mvsystem.ru, с указанием в теме электронного письма «Отзыв согласия на обработку персональных данных».
6. Защита персональных данных
6.1. Персональные данные являются конфиденциальными и могут использоваться только в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, настоящим Положением и иными локальными нормативными актами Общества.
6.2. Доступ к персональным данным, указанным в настоящем Положении, имеют следующие лица:
— работники Отдела персонала;
— работники, участвующие в процессе согласования соискателя;
— работники, осуществляющие обеспечение функционирования компонентов ИСПД;
— офис-менеджер.
6.3. Общество может передавать персональные данные третьим лицам, а именно аффилированным/связанным лицам, внешним платформам для прохождения тестовых или иных заданий, туристическим агентствам, отелям и перевозчикам для покупки и бронирования авиабилетов, железнодорожных билетов, отелей, трансфера, при необходимости другим третьим лицам для целей, указанных в разделе 2 Политики. Такая передача допускается только в соответствии с требованиями к передаче персональных данных в Положении об обработке персональных данных в Обществе.
6.2. Доступ к персональным данным, указанным в настоящем Положении, имеют следующие лица:
— работники Отдела персонала;
— работники, участвующие в процессе согласования соискателя;
— работники, осуществляющие обеспечение функционирования компонентов ИСПД;
— офис-менеджер.
6.3. Общество может передавать персональные данные третьим лицам, а именно аффилированным/связанным лицам, внешним платформам для прохождения тестовых или иных заданий, туристическим агентствам, отелям и перевозчикам для покупки и бронирования авиабилетов, железнодорожных билетов, отелей, трансфера, при необходимости другим третьим лицам для целей, указанных в разделе 2 Политики. Такая передача допускается только в соответствии с требованиями к передаче персональных данных в Положении об обработке персональных данных в Обществе.
7. Контроль за выполнением Положения и ответственность
7.1. За неисполнение и ненадлежащее исполнение требований Положения работник Общества может быть привлечен к дисциплинарной и иной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
7.2. Работники Общества уведомлены о том, что Общество может осуществлять контроль выполнения требований Положения, в том числе путем доступа к информационным системам и контроля за ними, включая используемые работниками компьютеры и средства связи, принадлежащие Обществу.
7.2. Работники Общества уведомлены о том, что Общество может осуществлять контроль выполнения требований Положения, в том числе путем доступа к информационным системам и контроля за ними, включая используемые работниками компьютеры и средства связи, принадлежащие Обществу.
8. Изменение и дополнение Положения
8.1. В случае вступления в силу закона или иного нормативного правового акта, нормам которого будут противоречить нормы Положения, прекращают действовать только те нормы Положения, которые противоречат вступившему в силу закону или иному нормативному правовому акту.
8.2. Пересмотр Положения осуществляется на регулярной основе, но не реже одного раза в три года. Пересмотр Положения также может быть инициирован в случае изменения законодательства.
8.3. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения и действует до момента внесения изменений и/или принятия нового документа. Общество уведомляет работников и лиц, имеющих доступ к персональным данным, об изменениях и дополнениях Положения.
8.2. Пересмотр Положения осуществляется на регулярной основе, но не реже одного раза в три года. Пересмотр Положения также может быть инициирован в случае изменения законодательства.
8.3. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения и действует до момента внесения изменений и/или принятия нового документа. Общество уведомляет работников и лиц, имеющих доступ к персональным данным, об изменениях и дополнениях Положения.
